为了填补海外非遗信息的空白，筹备组积极开展跨机构资源联动，搭建起全方位的信息支持网络。首先，他们与中国援外医疗队取得了联系——肯尼亚援外医疗队的负责人，长期在当地工作，对当地的基础设施情况非常了解。医疗队负责人为筹备组提供了详细的当地基础设施地图，清晰标注了各个区域的电力覆盖区、网络信号点，还特意提醒道：“肯尼亚的山区作坊，大多没有稳定的电力和网络供应，你们的智能设备，一定要做好离线适配，准备好太阳能充电设备，避免因为电力不足，影响工作开展。”
其次，筹备组联系了越南华人商会。越南华人商会的会长，在当地生活多年，与当地的非遗匠人有着密切的联系，熟悉当地的沟通习惯与文化禁忌。他为筹备组分享了与当地非遗匠人沟通的注意事项：“越南匠人非常重视师徒辈分，你们对接工作时，一定要先拜访老匠人，表达尊重，再与年轻传承人沟通；另外，避免谈论皮影戏神灵形象的商业化，这是当地的文化禁忌，容易引起反感。”
除此之外，筹备组还通过联合国教科文组织，调取了全球非遗数据库中的相关资料，获取了肯尼亚木雕的传承人名单、工艺濒危报告，以及越南皮影戏的历史渊源、工艺特点、现存困境等详细信息，为前期调研工作，奠定了坚实的基础。“这些资料太重要了，能让我们快速了解两个项目的核心需求，避免走弯路。”负责调研工作的非遗工艺顾问，看着手中的资料，感慨地说道。
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与此同时，陈曦带领5名设备工程师，全力推进“离线式智能设备”的研发工作。结合援外医疗队提供的信息，以及海外无电无网的实际环境，陈曦团队在现有雕刻辅助设备、工艺数据记录仪的基础上，进行了针对性的优化与改造。他们为设备加装了高效太阳能充电模块，确保设备在无外接电源的情况下，能持续续航12小时，满足山区作坊的使用需求；同时，优化了设备的操作界面，新增了斯瓦希里语、越南语两种本地语言，方便当地匠人操作；此外，还简化了设备的功能，仅保留“工艺数据记录+基础参数分析”的核心功能，去除了复杂的高级操作，降低当地匠人的学习门槛。
研发过程中，陈曦团队遇到了不少困难。比如，太阳能充电模块与设备的适配问题，当地语言界面的优化问题，以及功能简化后的参数精度保障问题。为了尽快完成研发，团队成员们加班加点，反复测试、反复调整，常常泡在实验室里，直到深夜。“海外设备的适配，直接关系到项目的成败，我们必须做到万无一失，确保设备能在当地顺利使用，真正帮助当地匠人记录和保护非遗工艺。”陈曦看着正在调试的设备，语气坚定地说道。
就在设备研发稳步推进的时候，一个新的问题出现了。陈曦团队在研究肯尼亚木雕的工艺资料时发现，非洲木雕中的“马赛图腾”，雕刻角度非常特殊，大多采用60°斜切的方式，而现有智能设备的角度传感器，精度只能达到±1°，无法精准捕捉60°斜切的细微角度差异，若是直接使用现有设备，很可能会导致工艺数据记录不准确，无法真实还原马赛图腾的雕刻工艺。
“这个问题必须尽快解决。”陈曦立刻召集研发团队，召开紧急会议，“马赛图腾是肯尼亚木雕的核心元素，雕刻角度的精准度，直接关系到工艺记录的真实性和完整性。我们必须针对性优化角度传感器的精度，至少要达到±0.5°，才能精准捕捉60°斜切的细节，确保工艺数据的准确性。”
团队成员们立刻投入到角度传感器的优化工作中，查阅相关技术资料，调整传感器的参数，反复进行测试。虽然这个问题增加了研发难度，延长了研发周期，但陈曦并没有丝毫急躁，他知道，只有做好细节，才能确保海外项目的顺利推进。这个小插曲，也为后续非洲调研后的技术调整，埋下了重要的伏笔——他们需要在调研过程中，进一步了解马赛图腾的雕刻细节，结合实际情况，完成角度传感器的最终优化。
与陈曦团队的技术研发不同，苏晚则将全部精力，投入到了跨文化沟通与传播工作中。她深知，海外项目的顺利推进，离不开良好的跨文化沟通，而团队成员大多缺乏海外沟通经验，对当地的沟通习惯、文化禁忌了解有限，若是沟通不当，很可能会引发文化冲突，影响项目进度。
为了快速掌握海外非遗传播技巧，苏晚放弃了所有的休息时间，熬夜翻译联合国教科文组织发布的《非遗传播指南》，将其中的核心内容，结合越南、肯尼亚的文化特点，整理成通俗易懂的文字。同时，她结合华人商会、援外医疗队提供的信息，以及培训中学到的知识，制作了一份详细的“跨文化沟通手册”。
这份手册，涵盖了沟通礼仪、文化禁忌、沟通技巧等多个方面，比如“非洲匠人更习惯面对面沟通，注重情感交流，避免频繁使用邮件、微信等线上沟通方式”“越南匠人重视礼仪，见面时需主动问候，递名片时要用双手，避免用左手递东西”“与肯尼亚匠人沟通时，不要随意询问部落的隐私，不要评价马赛图腾的好坏”“越南皮影戏的传承人机缘性很强，对接时需保持耐心，不可急于求成”。
苏晚还在手册中，补充了当地的常用问候语、简单的交流话术，以及遇到文化冲突时的应对方法，确保筹备组的成员们，在与当地匠人、非遗机构沟通时，能做到有礼有节、尊重差异。手册完成后，很快就被筹备组的成员们争相传阅，大家纷纷称赞这份手册实用、细致，是海外项目的“生存指南”。
为了让手册的内容更加完善，苏晚还特意邀请越南留学生、肯尼亚华人，对手册进行审核，根据他们的建议，修改了其中的细节，确保手册的内容，符合当地的实际情况。在这个过程中，苏晚也在不断学习、不断成长，她从最初只专注于国内非遗文化传播，逐渐转变为关注全球非遗的沟通与融合，慢慢向“全球非遗沟通者”的角色转型。
有一次，筹备组开展跨文化沟通模拟演练，一位双语协调员在模拟与越南皮影戏传承人沟通时，不小心提到了“将皮影戏神灵形象改编成文创产品”的想法，引发了“冲突”。苏晚立刻上前，耐心地讲解道：“在越南，皮影戏的神灵形象是神圣的，禁止商业化改编，这是当地的文化禁忌，我们在沟通时，一定要避开这个话题，专注于工艺记录与保护，不能触碰当地的文化底线。”
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演练结束后，苏晚又为大家详细讲解了越南皮影戏的文化禁忌，提醒大家：“跨文化沟通，最核心的就是尊重，尊重当地的文化、尊重当地的习俗，哪怕是一个小小的疏忽，都可能引发不必要的冲突。我们一定要牢记手册中的内容，在沟通中保持谦逊、耐心，多倾听、多了解，才能建立良好的合作关系。”
随着筹备工作的不断推进，筹备组的成员们，渐渐摆脱了最初的迷茫与忐忑，变得更加自信、更加从容。他们不仅掌握了当地的文化习俗、沟通技巧，还熟悉了项目的核心需求，设备研发也取得了阶段性成果，离线式智能设备的原型机，即将完成测试。
这天，林默来到筹备组的办公区，查看筹备工作的进展。他看到，成员们有的在整理海外调研资料，有的在进行跨文化沟通演练，有的在调试离线式智能设备，每个人都各司其职、全力以赴，脸上洋溢着坚定的神情。
“大家辛苦了。”林默笑着说道，“看到你们的准备工作做得这么充分，我很放心。虽然海外项目充满了挑战，但我相信，凭借你们的专业能力和责任担当，一定能圆满完成首阶段的工作任务，为全球非遗智能保护，贡献我们的力量。”